관리자 매뉴얼
고객사 내 DocuMind 를 운영하는 관리자를 위한 가이드입니다. 사용자·부서·권한·감사 로그·AI 사용량 관리 방법을 다룹니다.
1. 초기 설정 체크리스트
- 설치 후 첫 로그인 (admin 계정)
- 회사 정보 확인 — 설정 > 조직
- 부서 구조 정의 — 부서 관리
- 직급·역할 체계 정비 — 직급 관리
- 사용자 초대 (이메일 또는 CSV 일괄 업로드)
- 감사 로그 보존 정책 선택 (90/180/365일)
2. 사용자 초대
사용자 관리 > 초대 에서 이메일을 입력하면 초대 메일이 발송됩니다. CSV 일괄 초대도 지원합니다 — 이메일·이름·부서·역할 컬럼.
역할 (role) 체계
| 역할 | 권한 |
|---|---|
viewer | 문서 열람·AI 질문 |
member | + 문서 업로드 |
manager | + 부서 내 권한 조정 |
dept_admin | + 부서원 초대·제외 |
admin | 전체 관리 (이 매뉴얼 대상자) |
3. 부서 공유 정책
조직 성격에 맞춰 3가지 기본 공유 모드 중 선택합니다. 언제든지 설정에서 변경 가능.
- isolated — 부서 간 문서 완전 격리 (기본)
- hierarchical — 상위 부서가 하위 부서 문서 열람 가능
- open — 모든 부서 문서 공유
4. 감사 로그
누가 언제 어떤 문서에 접근했는지 기록됩니다. 감사 > 로그 조회 에서 필터 검색하세요. 공공·금융권은 중요 로그 365일 이상 보존을 권장합니다.
5. AI 사용량 모니터링
월 호출 한도의 80% 도달 시 관리자에게 이메일 알림이 발송됩니다. 한도 초과 시 일시 중단되며, 선불 토큰을 추가 구매하거나 플랜 업그레이드가 필요합니다.
사용량 상세는 구독자 포털 > 구독 요약 에서도 확인 가능합니다.
6. 백업 · 복구
DocuMind 데이터는 고객사 서버의 PostgreSQL + MinIO 에 저장됩니다. 표준 백업 도구로 처리하세요.
# DB 백업 (예시) docker exec documind-postgres pg_dump -U documind_super documind > backup.sql # MinIO 백업 — volumes/minio_data 디렉토리 복사 tar -czf minio-backup.tar.gz volumes/minio_data
7. 업그레이드
새 버전이 릴리즈되면 이메일로 안내받으실 수 있습니다. 구독자 포털 에서 최신 패키지를 받아 배포하세요. 업그레이드 전 반드시 백업 후 진행하시기 바랍니다.
더 상세한 운영 가이드나 맞춤형 도움이 필요하시면 문의하기 폼에서 요청해주세요.